Vereniging Ons Middelbaar Onderwijs (OMO) bestaat uit een groot aantal scholen voor voortgezet onderwijs in Noord-Brabant. De scholen hebben ieder hun eigen identiteit en manier van werken, maar maken tegelijkertijd deel uit van één vereniging.
Juist daar ligt een interessante communicatie-uitdaging: hoe benut je de kracht van het collectief zonder de autonomie van afzonderlijke scholen uit het oog te verliezen?
Als interim adviseur Communicatie maakte ik bijna twee jaar deel uit van het communicatieteam van het OMO-bureau. Ik werd aanvankelijk ingehuurd vanwege tijdelijke uitval binnen het team, maar mijn opdracht ontwikkelde zich al snel richting een aantal bredere communicatievraagstukken rond samenwerking, adoptie en organisatieontwikkeling.
De vraag
OMO had een gezamenlijk intranet gelanceerd om de communicatie en samenwerking tussen het OMO-bureau en de scholen én tussen scholen onderling te versterken.
Het platform was er, maar werd nog niet overal goed gebruikt.
Daar zat niet alleen een technisch of communicatieprobleem achter. De manier waarop scholen naar de vereniging keken verschilde sterk. Sommige scholen zagen duidelijk de voordelen van kennis delen en samenwerken binnen het collectief. Andere opereerden liever zo zelfstandig mogelijk.
Het intranet was daarmee uiteindelijk vooral het middel. De interessantere vraag was:
hoe maken we samenwerking binnen de vereniging makkelijker en aantrekkelijker voor medewerkers en scholen?
Mijn rol
Binnen team Communicatie werkte ik aan verschillende trajecten en schakelde ik daarbij met collega’s binnen het OMO-bureau, schooldirecties en communicatieprofessionals van de afzonderlijke scholen.
Mijn werkzaamheden lagen onder andere op het gebied van:
- interne communicatie;
- stakeholdermanagement;
- adoptie van het gezamenlijke intranet;
- gebruikersonderzoek en verbetering van de online gebruikerservaring;
- communicatie rondom organisatiebrede thema’s;
- het ontwerpen en begeleiden van stakeholdersessies;
- vertaling van inzichten naar communicatiestrategie en uitvoering.
Mijn rol zat daarbij vaak tussen verschillende partijen in: luisteren naar wat er binnen scholen speelde, begrijpen wat het OMO-bureau wilde bereiken en vervolgens zoeken naar oplossingen die voor beide kanten werkten.
Van intranetadoptie naar gebruiksgemak
Een belangrijk onderdeel van mijn opdracht was het vergroten van het gebruik van het gezamenlijke intranet. We hebben daarbij niet simpelweg geprobeerd medewerkers met meer communicatie naar het platform te sturen. Eerst moest het intranet zelf beter aansluiten bij de manier waarop verschillende gebruikersgroepen informatie zoeken en gebruiken.
Daarom werkten we onder andere aan:
- betere vindbaarheid van informatie;
- duidelijke ingangen voor verschillende gebruikersgroepen;
- een eenvoudiger structuur;
- sterk vereenvoudigd inloggen;
- betere aansluiting op de behoeften van medewerkers binnen de scholen.
Door techniek, gebruiksgemak en communicatie samen te bekijken werd de drempel om het intranet daadwerkelijk te gebruiken kleiner.
Resultaat: een grotere adoptie van het intranet en een betere basis voor kennisdeling en samenwerking binnen de vereniging.
Sociale veiligheid: eerst luisteren, dan strategie bepalen
Binnen het projectteam Sociale Veiligheid lag een ander soort communicatievraagstuk. De centrale vraag was niet direct welke campagne of middelen ontwikkeld moesten worden, maar eerst: welke rol kan de vereniging hierin spelen en waar hebben de scholen daadwerkelijk behoefte aan?
Om dat goed in beeld te krijgen ontwikkelde ik samen met het projectteam een serie stakeholdersessies.
Mijn ervaring als docent kwam daarbij onverwacht goed van pas. Door verschillende werkvormen te gebruiken konden we niet alleen meningen ophalen, maar deelnemers ook samen laten nadenken over dilemma’s, behoeften en mogelijke oplossingen.
De inzichten uit deze sessies vormden vervolgens de basis voor een voorgesteld verenigingsbreed advies rond sociale veiligheid.
Voor mij een mooi voorbeeld van communicatie die niet begint met zenden, maar met goed luisteren en begrijpen wat er binnen een organisatie werkelijk speelt.
OMO Opbloeiers
Ook werkte ik mee aan OMO Opbloeiers, een campagne waarmee medewerkers zicht kregen op mogelijkheden om zich binnen de vereniging verder te ontwikkelen.
Daarmee werd een abstract voordeel van onderdeel zijn van een grote onderwijsvereniging concreter gemaakt: er zijn binnen OMO meer mogelijkheden, kennis en kansen aanwezig dan alleen die binnen je eigen school.
De campagne werd verenigingsbreed uitgerold en droeg zo bij aan het zichtbaar maken van de kracht van het collectief.
Verbinding als rode draad
Wat deze opdracht voor mij vooral typeerde, was de rol van verbinding.
Tussen het OMO-bureau en de scholen. Tussen verschillende afdelingen. En tussen scholen onderling.
Binnen een organisatie waarin soms vrij kritisch naar nieuwe initiatieven werd gekeken, probeerde ik het gesprek regelmatig terug te brengen naar de mogelijkheden: wat kan er wél, waar zit de gezamenlijke winst en hoe maken we de volgende stap haalbaar?
Dat betekende niet problemen wegpoetsen. Juist door verschillende belangen serieus te nemen, werd het makkelijker om tot oplossingen te komen waar mensen zich ook daadwerkelijk in herkenden.
Resultaat
Na bijna twee jaar lagen er verschillende zichtbare resultaten:
- grotere adoptie van het gezamenlijke intranet;
- een gebruiksvriendelijker platform met duidelijkere ingangen voor medewerkers;
- betere samenwerking tussen het OMO-bureau en de scholen;
- stakeholderinzichten en een strategische richting voor Sociale Veiligheid;
- organisatiebreed beleid vertaald naar communicatie;
- de verenigingsbrede campagne OMO Opbloeiers uitgerold.
Maar misschien nog belangrijker: bij veel van deze trajecten werd communicatie niet alleen ingezet om een boodschap te verspreiden, maar om mensen, afdelingen en scholen dichter bij elkaar te brengen.
Dat is precies het soort communicatievraagstuk waar ik graag aan werk.
